этикет письма написания писем

Этикет написания формальных, семифорамльных и неформальных писем

Полиграфические параметры

Персональные письма на бумаге используют как в случае официальной переписки, так и в качестве формы личного общения. В пером случае текст предпочтительно печатать, во втором — писать от руки.

  1. Цвет бумаги: формальная переписка предполагает бумагу белого цвета или цвета слоновой кости; неформальная — допускает цветную бумагу пастельных тонов и цветные конверты.
  2. Вес листа: минимум — 100 мг, без просвечивающего эффекта.
  3. Размер бланка: 16 х 20 см. или 14 х 18 см.
  4. Дизайн бумаги: с водными знаками — признак продукции высокого качества.
  5. Конверт: формат конверта должен соответствовать размеру бланка, сложенного по горизонтали в один-два сгиба.
    Клапан конверта должен быть проклеен. С помощью него конверт будет  закрыт перед отправкой. Удобно, если на клапане конверта есть отрывной язычок для извлечения письма из конверта без повреждения конверта.
  6. Качество бумаги конверта: выстилка папиросной бумагой внутренней части конверта, герб/монограмма/логотип отправителя на клапане — все детали указывают на качество и индивидуальность.

Правила оформления письма

Текст официального письма как правило занимает не более нескольких абзацев одной страницы, в то время как объем письма в контурах личной переписки зависит от предпочтений адресата.

  1. Реквизиты отправителя: вверху бланка по центру должны быть напечатаны реквизиты отправителя — почтовый адрес и телефон (без указания электронной почты). Если бюджет позволяет, пусть этот фрагмент бланка будет напечатан с помощью техники тиснения. Герб /монограмма / логотип располагается по центру листа строго над реквизитами отправителя.
    Если на бланке не напечатаны реквизиты отправителя — их следует вписать от руки в правой верхней части первой страницы или по центру, а дату разместить одной-двумя строками ниже.
    Герб / монограмма /  логотип и реквизиты также могут быть проставлены в виде оттиска выгравированной вручную печати.
    В сугубо светской фамильярной переписке оформление блока с реквизитами может быть пропущено. Его наличие удобно для получателя тем, что письмо можно сохранить, не заботясь о сохранности конверта и затем написать ответ, имея перед глазами обратный адрес.
  2. Дата отправления: проставляется в правой верхней части первой страницы в следующем формате: 14 июля, 2012 (14th July, 2012). Даже в личной переписке это следует соблюсти для порядка в архиве писем.
  3. Печатный vs рукописный текст: Основной текст письма может быть напечатан черным картриджем. Такое оформление предпочтительно в формальной и семиформальной переписке, поскольку упрощает получателю чтение и написание обратного письма с использованием вашего (возможно, прежде незнакомого) имени. В этом случае обращение и подпись вписывают от руки. В случае массовой рассылки допустимо использовать устройства для проставления факсимильной подписи (auto pen).
    Светские письма личного характера предпочтительнее полностью писать от руки: это сообщает о близости и старании выразить эту близость, поскольку написание текста от руки сегодня считается энергозатратным процессом. Цвет чернил — черный или синий.
  4. Верстка текста: перед написанием лист располагают вертикально. Перед нанесением текста на обратную сторону листа убедитесь в том, что чернила не просвечивают.
    Письмо должно быть написано на неразлинованном листе прямыми строчками с соблюдением полей по периметру. Для этого рекомендуется подкладывать под бланк письма разлинованный лист бумаги.
  5. Обращение к адресату:
    — В строго формальной переписке письмо открывают обращением по имени с упоминанием титула или звания адресата: Уважаемый господин президент/ Dear Mr. President / Dear Sir или Уважаемый господин + фамилия / Dear Mr. + surname.
    — В семиформальной переписке используют обращение Уважаемый + имя / Dear + name или Уважаемый + имя + отчество.
    — В неформальной переписке обращаются Дорогой + имя.
  6. Заключение: письмо завершают 3 строками, расположенными в центре или в левой части листа.
    фраза прощания (напечатанная или сделанная от руки — опционально)
    личная подпись (сделанная от руки или факсимильная)
    расшифровка подписи (при печатном тексте письма — напечатанная)
  7. Фраза прощания также варьируется в зависимости от уровня формальности отношений с адресатом:
    Искренне Ваш / Sincerely Yours — для формальной светской и деловой корреспонденции.
    — С наилучшими пожеланиями / Kindest Regards — для более теплой, но не фамильярной переписки.
    — С любовью / Cordially — для дружественных писем.
    — С благодарностью / Gratefully — завершает письма, в которых упоминается некая оказанная услуга, за которую отправитель выражает свою благодарность.
  8. Подпись: манера подписывать письма варьируется в зависимости от близости отношений.
    Имя и фамилия (отчество) — если вы никогда не встречались с человеком, которому адресовано письмо;
    Имя и фамилия, помещенная в круглые скобки, — если вы разговаривали с человеком только по телефону;
    Имя или никнейм — если письмо адресовано близкому другу, родственнику или коллеге, с которым вы знакомы.
  9. Постскриптум: лат. post scriptum — «после написанного» — приписка к законченному и подписанному письму, обычно обозначаемая «P. S.». Также используют сокращение «P. P. S.» (лат. post post scriptum) для приписки, сделанной после постскриптума. Применяется в неформальной переписке.
  10. Данные на конверте:
    Имя и адрес получателя — на лицевой стороне конверта.
    Адрес отправителя — на обратной стороне конверта.

Примеры семиформальных писем по поручению членов королевских семей Европы

Гертруда Дели в качестве хобби практикует семиформальную переписку с королевскими домами Европы, исправно отправляя на адреса официальных резиденций представителей королевской фамилии Великобритании, Испании, Бельгии, Дании, Норвегии, Швеции и Нидерландов; князей Монако и Лихтенштейна; герцогов Люксембурга и наследников короны Румынии поздравления с днями рождения, крестинами, выздоровлениями, Рождеством или соболезнования по поводу семейных утрат. Архив ответов опубликован в авторском блоге Gert’s Royals.

Ответы на письма от незнакомых почитателей к высокопоставленным особам составляются секретарями по согласованному шаблону на обычном листе формата A4 и ими же подписываются по поручению отправителя.

Примеры деловых официальных писем — государственных и корпоративных

Корпоративная и государственная корреспонденция на бумаге вытесняется электронной перепиской, но стандарты оформления письма сохраняются даже в этом формате, — когда письмо с электронной печатью и подписью отправляется в качестве приложения к e-mail уведомлению.

Верстка писем, не требующих ответа по почте, может отличаться расположением обратного адреса (например, в подвале листа) и наличием порядкового номера письма в правой верхней части страницы для удобства ведения архивного учета.

Примеры рукописных и печатных семиформальных и неформальных персональных писем

RR Auction выставил коллекцию из более чем 450 экземпляров имиджевой канцелярии. Это письма знаменитостей и заметных фигур США из самых разных областей — актеров, музыкантов, спортсменов, политиков, религиозных деятелей, ученых и бизнесменов — с ответом на вопрос «Верите ли вы в Бога».

Письма с беззастенчивым вопросом рассылались Полом Рифкиным, который писал видным людям Америки, представляясь учеником пятого класса, собирающим информацию для школьного проекта. Получив ответы на свой запрос, он разоблачил себя и попросил разрешения опрошенной аудитории издать их ответы. С одобрения многих респондентов Рифкин выпустил компиляцию под названием «Божественные письма», опубликованную Warner Books в 1986 году.

Шпаргалка! Какие письма не следует отправлять

  1. Горе мне: письма полные страданий и несчастий, стенаний и жалоб не доставят читателю удовольствия, но обеспокоят или подавят его.
  2. Рассказать всем: нет ничего предосудительного в том, чтобы излить душу в письме, но предоставление слишком многих интимных подробностей может смутить вашего адресата.
  3. Сплетня: наихудший жанр переписки. Не следует передавать все, что вы знаете о чьих-либо испытаниях и невзгодах. Держите под контролем свой импульс поделиться.
  4. Гнев: пронзительные слова, произнесенные в споре испаряются, но написанные на бумаге остаются навсегда. Отложите письмо, написанное в гневе. Перечитайте на следующий день: возможно, вы решите смягчить тон или вовсе его не отправлять.

Помните, что рукописи не горят — все изложенное на бумаге может быть использовано в вашу пользу или против вас. Максимально осторожно выбирайте выражения и не позволяйте себе фамильярности.

logo

Экспресс-доступ к этой статье
на 24 часа за ₽250!

Оплатить экспресс-доступ

____________

Ваш ключ к инсайдерской информации и безупречной социальной компетентности на один год за ₽5000. Подписывайтесь и следите за обновлениями - количество материалов постоянно растет.

Оплатить доступ на год

← Назад к сайту «AristoTwist.ru»